Desvendamos a burocracia para montar um escritório de arquitetura
No Brasil, abrir um escritório de arquitetura exige 50 dias, em média. A escolha de uma boa assessoria contábil pode poupar o estresse e problemas durante o processo.
Do primeiro passo para abrir seu escritório até o brinde de inauguração, você vai esperar, em média 50dias e passar por 11 procedimentos entre visita à Receita Federal, prefeitura, entidade de classe e Previdência Social. Quanto aos gastos, reserve ao menos dois salários mínimos para os trâmites legais. Tudo isso sem contar, claro, os desembolsos com a estrutura e a decoração do escritório.
Conversamos com Rolando Leonardis, especialista em contabilidade – um dos serviços mais cruciais desta história. Ele listou o passo a passo burocrático que você e seus sócios deverão percorrer. Comece tendo em mãos CPF, identidade, atestados de regularidade fiscal e eleitoral, comprovantes de residência e de votação (tudo com cópias autenticadas) e faça registro de firma em um cartório próximo. Assista também ao vídeo com Sandra Piacentini, diretora da AsBEA, para saber como dar longa vida ao seu escritório.
Clique nos itens abaixo para ler as informações
1) Escolha o nome do seu escritório e registre
Consulte o Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). Você pode fazer isso pela internet e não é precisará pagar nada. Essa consulta serve para descobrir se alguma empresa já usa o nome que você escolheu. Depois, registre, também via internet, esse nome no próprio Instituto. A taxa de registro varia entre R$ 280 e R$ 380.
2) Escolha a sala
Se você pretende trabalhar em uma casa, pense se o espaço comporta reuniões com clientes. Se vai alugar um local, verifique se há disponibilidade comercial – ou seja, se é possível montar escritório ali. Você checa isso na Prefeitura Municipal. Esta análise pode poupar dores de cabeça na hora de reivindicar o alvará de funcionamento.
3) Escolha o seu contador
“Não economize nesta hora, porque tudo pode sair mais caro depois”, avisa a paisagista Gigi Botelho, proprietária de um escritório de arquitetura e paisagismo há 10 anos. A assessoria contábil irá nortear algumas das decisões mais importantes da sua empresa, como, por exemplo, o enquadramento da atividade a ser exercida perante a Receita Federal. O quanto você irá investir na contratação desse serviço varia de acordo com a política de honorários do profissional de contabilidade. A maioria considera o tamanho da empresa e a carga de trabalho que ela exige, assim como o número de funcionários na hora de estabelecer a mensalidade a ser cobrada.
4) Defina se você terá um sócio
No caso de um escritório de arquitetura, podem ser montados dois tipos contratos sociais: um é de sociedade civil de profissão regulamentada. Por exemplo: um engenheiro e um arquiteto assumem juntos a empresa. A outra é a sociedade civil de uniprofissionais, quando dois arquitetos constituem uma S/C Ltda. No primeiro caso – sociedade civil de profissão regulamentada – o escritório precisará emitir nota e deverá assinar a escrituração dos livros fiscais da Prefeitura, o que corresponde a uma declaração dos serviços que a empresa presta mensalmente. Esta escrituração pode ser feita online – no site da prefeitura – ou pessoalmente dependendo da região. Em São Paulo, por exemplo, este relatório mensal é feito via internet e ao final do ano o livro fiscal fica disponível para impressão. No segundo caso – sociedade civil de uniprofissionais – em São Paulo e em alguns municípios do país, o escritório só precisa emitir recibo para os clientes e fica isento de comparecer na Prefeitura ou emitir o relatório mensal.
5) Faça o contrato social
No contrato social devem constar o nome da empresa, o objetivo, a descrição da sociedade (se haverá sócios, quantos e qual a cota de cada um) e o investimento inicial feito na empresa. Este contrato pode ser elaborado pelo seu contador ou por um advogado. Para microempresas e empresas de pequeno porte, o contrato social deve ter a assinatura de um contador responsável: o próprio programa de inscrição de CNPJ (leia no tópico adiante), da Receita Federal, requer automaticamente o número do CRC (Conselho Regional de Contabilidade) do profissional.
6) Defina o tipo de tributação (Lucro presumido ou lucro real)
Os tributos que você vai pagar variam de acordo com o tipo de tributação escolhida: de lucro presumido, o mais comum, ou o de lucro real. Seu contador ajudará você a tomar essa decisão. E você terá que declará-la quando for solicitar seu CNPJ (item 7). Na opção de lucro presumido, como o nome indica, o Estado presume que 32% do retorno financeiro é lucro e os 68% despesas. As empresas que optam pelo lucro presumido pagam em média 11,33% de imposto sobre a porcentagem deste lucro. Empresas que decidem serem cobradas pelo lucro real seguem a taxação a partir da relação direta: receita final menos despesas reais.
7) Valide a sua empresa
Vá ao Conselho Regional de Escritórios de Arquitetura (CREA) e solicite a aprovação do seu escritório. Essa solicitação deve ser feita pessoalmente e pode levar até 5 dias úteis para sair. Para sua validação o conselho cobra R$ 171 e mais R$ 15 por sócio descrito no contrato. Logo depois, com a aprovação do CREA, em posse do seu contrato social e dos documentos pessoais, o destino é a Junta Comercial do Estado (no caso de uma sociedade de profissão regulamentada) ou o Cartório de Pessoas Jurídicas (se for uma sociedade simples uniprofissional – como a de dois arquitetos). Lá você irá obter o Número de Inscrição de Registro de Empresas (NIRE), que equivale à certidão de nascimento de uma pessoa física. Para isso você vai precisar desembolsar R$ 59,06 e esperar em média 10 dias. Só então estão prontos os documentos para a requisição do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas -, documento análogo ao CPF de pessoas físicas. Este é um dos documentos mais acessíveis do processo, basta acessar o site da Receita Federal, e baixar o programa específico. A documentação exigida para completar o processo deve ser enviada pelos sócios por correio na sequência. Com o número do CNPJ em mãos, o último passo é correr novamente para a Prefeitura Regional (onde você avaliou se o seu ponto tinha disponibilidade comercial); dessa vez, você irá registrar a empresa e submetê-la a análise para receber o alvará de funcionamento.
8) Defina se você é microempresa ou empresa de pequeno porte
O percentual do lucro líquido que será cobrado em tributos depende desta classificação. É uma decisão que será tomada pelos sócios da empresa instruídos pelo contador – esse profissional indica em qual categoria os impostos e taxas serão menores. Nem pense em se enquadrar como empresa Simples. Escritórios de arquitetura não se enquadram nessa categoria. De maneira geral, escritórios que têm lucro de até R$ 2.400.000 anual se enquadrem na categoria de microempresa ou empresa de pequeno porte.
9) Vá à Previdência Social
Com o número do CNPJ e com o Contrato Social, e sua cópia autenticada, até 30 dias depois do início das atividades, o representante do escritório deve dirigir-se à Previdência Social de sua cidade para cadastrar a empresa e os sócios e, assim, ter os encargos e benefícios de INSS e de pró-labore. Lá você vai entregar a folha de pagamento elaborada pelo seu contador, que vai descrever os salários de cada sócio ou funcionário e deduzir a taxação mensal a que a empresa deve ser submetida. O desconto destas taxas será feito mensalmente na própria fonte.
10) Anote os tributos que você terá que pagar
Os tributos que você vai pagar podem ser mensais ou trimestrais e, como foi dito no item 6, variam de acordo com o tipo de tributação escolhida: de lucro presumido ou de lucro real.
Os tributos cobrados são:
a) Programa de Integração Social (PIS) – trata-se de um tributo mensal que é uma porcentagem do faturamento. Ele pode ser de 0,65% do valor das notas ou dos recibos que a empresa emitir, quando for uma empresa que optou pelo lucro presumido, e de 1,65%, em casos de empresas que optam pelo lucro real.
b) Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins) – um tributo mensal que equivale a 3% da receita de empresas que optam pela declaração de lucro presumido, e de 7,6% para as que atuam no sistema de lucro real.
c) Imposto de Renda – é um tributo trimestral que equivale 4,8% da renda mensal em empresas que optam pelo lucro presumido, e a 15% para empresas que atuam em lucro real.
d) Contribuição Social sobre Lucro Líquido – Previdência Social – um tributo trimestral que equivale a 2,88% para empresas cujo lucro é presumido, e 9% em empresas cobradas pelo lucro real.
e) Anuidade do CREA – tributo anual que varia de acordo com avaliação da empresa. Quando o valor estimado vai até R$ 100 mil, a taxa cobrada é de R$ 360.
f) Contribuição Sindical Confederativa – um tributo anual, sempre cobrado em janeiro, que depende de cada sindicato e varia de acordo com o capital da empresa. Em sociedades avaliadas até R$ 2 mil, a taxação é de R$ 132,93.
g) ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) – é um imposto mensal que varia de 2 a 5% dependendo do município. Em sociedades uniprofissionais é descontado a cada três meses R$ 155,70 de cada sócio do escritório.
Todos estes tributos, taxas e impostos são computados e compilados pelo contador. Ele gera para o cliente uma espécie de boleto, com código de barras para recolhimento bancário, para cada um deles.
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