Como organizar o escritório: papelada (e trabalho) em ordem
Temos 4 dicas infalíveis para deixar o seu ambiente de trabalho em perfeito estado - e colaborando para a produtividade
Poucas coisas são tão estressantes quanto entrar no escritório e ver toda aquela papelada empilhada na mesa. E, conforme o tempo passa, parece que a bagunça só aumenta e você não tem ideia de como organizar o escritório de forma que o seu trabalho fique mais fácil e você, menos estressada.
Por isso, conversamos com a personal organizer Adriana Saade para saber os segredos de como organizar o escritório sem esforço, mas criando um hábito que deixa o ambiente preparado para o seu trabalho, colaborando para um dia com mais foco e concentração.
1.Não ache que a bagunça funciona
Ok, vamos assumir que você entende a sua bagunça e consiga trabalhar no meio dos papéis, pastas, calendários e prazos. Para isso, Adriana tem uma única pergunta: “Desconfio quando alguém diz: ‘Eu me acho na minha bagunça’! E sempre pergunto: ‘Mas e se alguém precisar achar alguma coisa na sua bagunça? Não vai conseguir!’ A organização do escritório facilita o dia a dia. Você não perde tempo procurando as coisas e isso faz seu dia render mais”, explica.
2.Invista em produtos de organização
Segundo a profissional, ter materiais que fisicamente ajudem na organização são um facilitador nesse processo. Você pode buscar por revisteiros para colocar documentos urgentes e cartas, pastas para organizar a sua documentação e outros produtos que possam deixar o seu dia a dia mais fácil. Mas, claro, isso precisa vir combinado com o hábito de manter esses materiais úteis – e não esquecer deles depois de uma semana de uso. “Priorize e mantenha próximo tudo que é necessário para a rotina de trabalho. Não misture os itens e setorize tudo. Pastas etiquetadas por assunto são imprescindíveis”, diz Adriana.
3.Faça uso da regra dos dois minutos
Leu um documento que não precisa ser arquivado ou uma carta irrelevante? Descarte imediatamente. Você pode até reservar um dia da semana para arquivar documentações importantes e outros papéis, mas lembre-se da regra dos dois minutos: se você pode resolver essa tarefa por completo em até dois minutos, não hesite em fazê-la na hora que aparece na sua frente. No caso, se você recebeu uma carta pelo correio, pode lê-la e saber o que fazer com ela nesse tempo, portanto, faça exatamente isso!
4.Organize a sua mesa de trabalho ao terminar
O dia de trabalho acabou? Ótimo, agora você pode tranquilamente ir para casa e descansar, certo? (ou só partir para o descanso, se você faz homeoffice) Não exatamente. Crie o hábito de arrumar e preparar a sua mesa de trabalho para o dia seguinte. Organize a sua agenda, coloque canetas e lápis no lugar, leve copos para a cozinha… Enfim, manter o espaço de trabalho organizado, por si só, é motivador e estimulante!
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